تعتبر أعمال الحصر والجرد والترميز من العمليات الأساسية في إدارة الأصول، حيث تلعب دورًا حيويًا في ضمان الاستخدام الفعال والشفاف للموارد. هذه العمليات ليست فقط ضرورية للجهات الحكومية، بل أيضًا للقطاع الخاص، حيث تساهم في تحسين الكفاءة وتقليل الفاقد.

الحصر هو العملية التي يتم من خلالها تحديد الأصول المتاحة لدى المؤسسة. يتضمن ذلك جمع المعلومات حول جميع الأصول، بما في ذلك الممتلكات، المعدات، والموارد البشرية. يتمثل الهدف الرئيسي من الحصر في التأكد من وجود الأصول الفعلية وتوثيقها بشكل دقيق.

تتطلب عملية الحصر تعاونًا بين مختلف الأقسام داخل المؤسسة، حيث يجب على كل قسم تقديم معلومات دقيقة حول الأصول التي تحت إدارتها. يمكن أن تشمل هذه المعلومات تفاصيل مثل الموقع، الحالة، والتاريخ الشرائي لكل أصل.

بعد عملية الحصر، تأتي مرحلة الجرد، والتي تتضمن العد الفعلي للأصول وتسجيلها في سجلات مخصصة. تعتبر هذه المرحلة حيوية لضمان دقة المعلومات المتاحة حول الأصول.

تتم عملية الجرد عادةً في فترات محددة، مثل نهاية السنة المالية، أو عند الحاجة لتقييم الأصول. يمكن أن يتم الجرد بشكل دوري أو سنوي، ويجب أن يتم بواسطة فرق متخصصة لضمان الدقة.

تتضمن عملية الجرد أيضًا التحقق من حالة الأصول، مما يساعد في تحديد الأصول التي تحتاج إلى صيانة أو استبدال.

الترميز هو عملية تخصيص رموز فريدة لكل أصل، مما يسهل تتبعها وإدارتها. يتم استخدام أنظمة الترميز لتسهيل عملية الحصر والجرد، حيث يمكن أن تشمل الرموز معلومات مثل نوع الأصل، موقعه، وتاريخ شراءه، ويمكن ان يكون الترميز تسلسلي (Barcode) او ثنائي(QR Code)

تساعد أنظمة الترميز في تحسين الكفاءة، حيث يمكن للموظفين استخدام هذه الرموز للبحث عن الأصول بسرعة وسهولة. كما تسهل عملية الجرد، حيث يمكن استخدام الرموز لتحديد الأصول بسرعة أثناء العد.

تعتبر هذه العمليات ضرورية لعدة أسباب:

• تحسين الكفاءة: تساعد في تحسين إدارة الأصول وتقليل الفاقد.
• الشفافية: تعزز من الشفافية في استخدام الموارد، مما يساعد في بناء الثقة مع الجهات المعنية.
• التقارير المالية: توفر معلومات دقيقة تساعد في إعداد التقارير المالية، مما يسهل اتخاذ القرارات المالية.
• الامتثال: تساهم في الامتثال للمعايير القانونية والمحاسبية.

تلعب تكنولوجيا المعلومات دوراً مهماً وحيوياً في إتمام اعمال الحصر والجرد بكفاءة ودقة حيث تساهم في تكوين قوائم الحصر والجرد وإصدار بطاقات الترميز واستخدام الأجهزة المحمولة في عمليات الجرد الميداني وإصدار التقارير الإحصائية وتقارير المتابعة وضبط العمليات.

وتمتلك شركة اجادة نظام مشتملات للحصر الجرد وهو نظام متكامل لادارة العملية بأكملها بما يتوافق واشتراطات مركز الاستحقاق المحاسبي.

وتعتمد شركة اجادة على فريق عمل احترافي مدرب لتقديم خدمة الحصر والجرد ويقوم هذا الفريق على تجهيز بطاقات الترميز وتوثيق جميع الأصول وإظهار حالتها التشغيلية وتقييمها من خلال تخصيص النظام بما يتناسب وطبيعة العملية واعداد قوائم الجرد وتقديم النماذج المالية المعتمدة لدى مركز الاستحقاق المحاسبي